IVR（自動音声ガイダンス）の導入方法とは？おすすめ電話自動応答ツールと選び方を徹底解説！

「電話対応の負担が大きい」「人手が足りず、お客様からの電話に出られない」——そんな悩みを抱えている企業の方へ。

本記事では、IVR（自動音声ガイダンス）を使った電話業務の自動化方法と、導入ステップ、失敗しないツール選びのポイントをわかりやすくご紹介します。

「IVRの導入方法が分からない」「おすすめの自動応答ツールを知りたい」という方はもちろん、「設定作業まで代行してもらえないか…」とお考えの方にも役立つ情報が満載です。
比較表や活用事例も交えてご紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。

IVR（自動音声ガイダンス）とは？

「〇〇の方は1番を押してください」などの自動音声案内、聞いたことはありませんか？
これがIVR（自動音声ガイダンス）と呼ばれる仕組みです。
電話がかかってきたとき、オペレーターが対応せずに自動で案内してくれる便利なシステムです。

IVRの基本的な仕組みと役割

IVRは「電話を受ける」「自動で話す」「番号を押してもらう」「適切な部署へつなぐ」――この4ステップで動いています。
とてもシンプルな仕組みですが、うまく使えば業務の効率がグッと良くなります。

• Step 1： お客様が電話をかける
• Step 2： 自動音声でメニューを案内（例：「営業は1番、サポートは2番」）
• Step 3： 相手が該当の番号をプッシュ
• Step 4： 指定の部署に転送 or 音声で回答

この仕組みがあるだけで、担当外の電話を受ける時間が減ったり、営業時間外でも最低限の対応ができるようになります。

IVR導入で得られる主なメリット

「便利そうだけど、導入する意味あるのかな？」と感じる方もいるかもしれません。
でも、実際にはIVRを導入するだけで業務のストレスが大きく減ったという声も多いです。
ここでは主なメリットを表にまとめてみました。

このように、IVRは「便利なだけでなく、会社の時間とお金を守ってくれる仕組み」なんです。
次のセクションでは、そんなIVRをどうやって導入するのか、その方法をわかりやすくご紹介します。

IVRの導入方法と必要な準備

IVRを導入するとなると「なんだか難しそう…」と感じる方もいるかもしれませんが、実は基本ステップを押さえればスムーズに導入できます。
この章では、IVR導入までの流れと、準備しておくべきポイントを丁寧に解説します。

導入までの基本ステップ

IVR導入の流れは、大きく5つのステップに分かれます。
以下のように順番に進めれば、初めてでも安心してスタートできます。

1. ヒアリング：導入の目的や利用シーンを明確にする
2. 構成図の作成：どの番号でどこにつなげるかの全体設計
3. シナリオ設計：「1番で営業へ、2番でサポートへ」などの分岐を考える
4. テスト実施：実際に番号を押して動作確認を行う
5. 公開・運用開始：本番環境に切り替えて本格スタート

たとえば「代表電話にかかってくる内容の8割がよくある質問」という会社なら、まずはその内容を音声で案内するだけでも、大きな業務効率化につながります。

導入時に整理すべき社内体制

IVRは“自動応答”とはいえ、正しく運用するには社内の情報整理が不可欠です。
特に、どの部署がどの問い合わせを受けるのか、またそのスクリプト（案内内容）を誰が用意するのかを事前に決めておくことが大切です。

• 部署ごとの対応内容を整理する（例：営業／カスタマーサポート／総務など）
• 受電の流れを見える化する（誰が出る？録音は？折り返しは？）
• 社内共有用のマニュアルをつくる（シナリオ図・分岐図など）

また、担当者不在時の対応方法（ボイスメールにする／別部署に転送するなど）もあらかじめ決めておくと安心です。

設定時によくあるミスと対策

初めてIVRを導入する際によくあるのが、「メニューが多すぎて迷う」「途中で切られてしまう」といったトラブルです。
これらは“シナリオの設計ミス”によるものがほとんどです。

このように、事前にミスの傾向を知っておけば、初期段階でも安心してIVRの導入ができます。

おすすめのIVR対応電話ツールを徹底比較

IVRを導入するにあたって、どのツールを選べばいいのか悩む方も多いのではないでしょうか。
ここでは、国内でよく使われている自動応答の電話ツールを比較しながら、目的に合った選び方も解説していきます。

国内主要IVRツール5選（比較表付き）

まずは、日本国内で人気のある主要IVR対応サービスを5つご紹介します。
それぞれの特徴を比較表にまとめました。

価格も使い方もツールによってさまざま。
次の見出しでは、それぞれの企業規模や目的に合わせたツールの選び方を見ていきます。

目的別に見るおすすめツール

どのツールが自社に合うかを見極めるには、「自分たちは何をIVRで解決したいのか？」を明確にすることが大切です。
以下のように目的別で選ぶと失敗しにくくなります。

• 「とにかく電話に出る人がいない」 → fondesk
• 「カスタマイズしたメニュー構成が必要」 → BIZTEL or twilio
• 「営業成果に直結する機能がほしい」 → MiiTel
• 「CRMと連携して管理したい」 → CallConnect

それぞれに強みがあるので、「安いから」「有名だから」といった理由だけで選ばず、自社の目的と課題にマッチするかを重視しましょう。

選び方のポイントと注意点

最後に、IVRツール選びで見落としがちなポイントと注意点をご紹介します。

• サポートの有無：初期設定をサポートしてくれるか、トラブル対応がしっかりしているか
• 使いやすさ：画面や操作が直感的にできるか（社内スタッフが触る可能性もあるため）
• スケーラビリティ：今後の事業拡大に対応できるか（拠点数の増加、メニューの追加など）

これらのポイントをチェックしながら、安心して長く使えるツールを選んでいきましょう。

IVR導入を成功させるコツと運用の工夫

IVRを導入しても、「なんとなく使いにくい」「お客様が途中で切ってしまう」…そんな事態は避けたいですよね。
ここでは、IVRをスムーズに活用して、効果を最大限に引き出すためのコツをご紹介します。

スムーズな案内シナリオ設計のポイント

IVRの“シナリオ”とは、「お客様が何番を押せば、どこにつながるか」を決める設計図のこと。
これがわかりづらいと、せっかく導入しても逆効果になります。
そこで、スムーズに案内するためのポイントをまとめました。

• 選択肢は3〜4つ以内に
  → 多すぎると混乱のもとになります。
• 言い回しは短く・明確に
  → 「〇〇については1番」と簡潔に伝えましょう。
• よくある内容を先に
  → 頻出の問い合わせを最初に案内するのが親切です。
• “戻る”選択肢を用意
  → 間違えた場合に戻れることで安心感が生まれます。

このように、「使う人目線」で作ることが何よりも大切です。

定期的なメンテナンスと改善の重要性

IVRは作って終わりではなく、運用しながら改善していくことが大切です。
お客様のニーズや社内体制が変われば、メニューも見直しが必要になります。

月1回程度の定期チェックを習慣にすれば、大きなトラブルも防ぎやすくなります。

自社運用 or 設定代行？どう選ぶ？

IVRは「自社で設定・管理できるもの」もあれば、「初期構築から代行してくれるもの」もあります。
どちらを選ぶべきかは、自社のリソースや目的によって異なります。

• 自社でできそうな場合：操作が簡単なツール（fondeskやCallConnect）
• 多機能で複雑なシナリオを組みたい場合：設定代行を依頼できるBIZTELやMiiTel
• 技術リソースがある場合：開発者向けAPI型のtwilioも選択肢

「最初は社内でやってみて、必要に応じて代行に切り替える」というスタートもおすすめです。

IVR設定代行を頼むなら？おすすめサービス紹介

「社内で設定するのは不安」「最初からプロに任せたい」そんな方におすすめなのが、IVRの設定代行サービスです。
自社で手間をかけずに、最適な構成とスムーズな運用が叶うため、多くの企業が導入しています。
ここでは代行サービスの内容やおすすめの活用例、費用感についてご紹介します。

導入設計＋スクリプト構築＋保守の一括支援とは

IVR設定代行では、ただの「初期設定」だけでなく、以下のように一連のサポートがセットで提供されることが多いです。

1. ヒアリング＆課題整理
   → 現在の受電状況を確認し、目的や構成を明確化
2. シナリオ＆構成図の設計
   → 顧客目線でわかりやすい分岐構成を作成
3. スクリプト（音声案内）の作成
   → 実際の音声文をプロが代筆＆録音対応もあり
4. システム設定とテスト
   → 指定ツールに構築し、動作確認も代行
5. 月次の改善サポート
   → 応答ログを見て定期的なチューニング

このように「丸投げOK」なケースも多いため、リソースが限られた企業や、品質を担保したい場合にとても役立ちます。

こんな企業に代行がおすすめ

どんな会社でも使えるとはいえ、特に以下のような状況の企業にIVR代行は強くおすすめできます。

• 社内にIT担当者がいない・少ない
• 導入後の運用まで丸ごと任せたい
• 複数部署・拠点があり分岐が複雑
• コールセンター業務と連携したい

特に「お客様対応が収益に直結する業種」（例：不動産、クリニック、美容サロンなど）では、機会損失の防止という意味でもプロの力を借りる価値は大きいでしょう。

費用感と注意点

IVR設定代行にかかる費用は、内容によって幅がありますが、以下が一般的な目安です。

注意点としては、「契約期間」や「解約条件」を確認すること。
月額費用だけでなく、初期費用の再発生条件なども事前にチェックしておきましょう。

まとめ｜IVR導入で電話業務の負担を減らそう

IVRは、電話対応の手間を大きく減らし、顧客対応の質を向上させる非常に頼れる仕組みです。
とくに「少人数で対応している」「毎日同じ問い合わせが多い」「電話に出られずチャンスを逃している」といった企業には、まさにピッタリの解決策といえます。

よくある質問（FAQ）

• Q. IVRとAI音声はどう違うの？
  A. IVRはメニュー選択型、自動応答。AI音声は、質問に対して自然言語で返す“会話型”。IVRのほうが導入ハードルは低めです。
• Q. 営業時間外にも対応できる？
  A. はい。営業時間外にも自動案内・録音対応を設定でき、機会損失の防止に役立ちます。
• Q. 録音データは保存できる？
  A. 多くのIVRツールでは録音機能があり、確認・品質管理にも使えます。

まずは小規模から試すのがおすすめ

いきなり大規模な構成を組もうとすると、コストや管理の面で負担が大きくなりがちです。
まずは「営業時間外の対応」や「1番号だけ自動化」など、小さな改善から始めてみるのがコツです。

• 受電の多い時間帯だけ導入
• よくある質問を音声化して自動案内
• 設定代行に依頼してテスト導入

こうした一歩からでも、社内の電話対応の負担はグッと軽くなります。

代行支援で導入の手間もグッと減らせる

もし社内での構築が不安な場合は、設定代行サービスを利用するのも賢い選択です。
設計・構築・運用まで一括で任せられるため、社内リソースを削ることなく、本格的なIVRをスムーズに導入できます。

今や電話対応も“自動化”で効率を上げる時代。
ぜひこの機会に、IVR導入を前向きに検討してみてはいかがでしょうか？

freedoorのコールセンター業務運用代行

「電話に追われて本来の業務が進まない」「チャットで通知が欲しい」といったお悩みはありませんか？
freedoorのコールセンター業務運用代行では、電話対応におけるあらゆるニーズに応える運用体制をご提供します。

fondeskと連携した機能性

freedoorはfondesk正規代理店として、以下の機能をそのままご提供可能です。

• チャット通知によるリアルタイム連携：チャットやメールで即時通話内容を共有
• 通話時の名乗り名カスタマイズ対応：貴社の一員として応対するかのような自然な印象を付与
• 営業時間変更：受付時間は9:00〜19:00の間で柔軟な切り替えが可能
• 通話履歴の見える化：通話内容や対応記録をいつでも確認可能なマイページ
• 不在着信・特定番号の除外：受けたくない番号などを補足してブロック設定やメッセージの設定も可能

これらはすべてfondeskの基本機能と同等であり、導入後すぐに運用できます。

freedoorならではの強み

• 業務フロー最適化：
  初期ヒアリングの上、受信〜対応〜担当者への引き継ぎ手順を整備し、無駄のない導線設計を実現。
• スクリプト・マニュアル作成：
  よくある問い合わせに即対応できるよう、トークスクリプトや質の高い対応基準を整備。
• 営業代行との連携が可能：
  受電で得たリード情報を元に、そのまま営業アプローチへつなげるインサイドセールス型の対応も提供。問い合わせ対応だけで終わらせない、売上につながるサポートが可能です。
• IVR導入代行：
  IVR（自動音声ガイダンス）の導入についても初期設定から一気通貫して対応可能です。
• 定期レポーティング：
  日報・月報形式で対応状況を「見える化」。改善提案やPDCAの仕組みづくりもサポートします。

導入企業の声

• 人材サービス企業様
  課題：1日100件以上の電話対応で社員が圧迫。
  成果：約8割の受電を代行し、年間で1,000時間の業務時間を削減。
• ITベンチャー企業様
  課題：問い合わせ対応が属人的で社員に負担。
  成果：スクリプト導入・教育により応対品質が安定。
• 医療系スタートアップ様
  課題：少人数での対応では回らない状況。
  成果：fondesk連携で、チャットを使ったスムーズな情報共有を実現。
• SaaS企業様
  課題：問い合わせからの商談化率が低く、機会損失が発生していた。
  成果：電話受付後のリード情報を営業代行チームが即アプローチ。月間商談数が2倍に増加し、成約率も向上。

まずは無料相談から

「うちでもコールセンター業務運用代行は使える？」「何から始めれば？」といったご相談も大歓迎です。
プロが課題整理から運用設計まで丁寧にご案内します。

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