士業・医療・不動産に最適な電話代行とは？業務効率化に効くコールセンター活用法
「電話対応に手を取られて、本来の業務が進まない…」「大事な見込み客からの電話を逃してしまった」
そんなお悩みを抱えていませんか？士業・医療・不動産業など、専門性が求められる現場ほど、「電話の質」と「即応性」が求められます。とはいえ、限られた人員で全てを内製化するのは現実的ではありません。
この記事では、業界別に最適な電話代行・コールセンターの活用法をわかりやすく解説。
freedoorのような専門性と営業力に強い代行サービスを活用することで、失注や対応ミスを防ぎながら、業務効率と顧客満足度を両立させるヒントをお届けします。
電話対応を外注すべき理由とは？業務負担・対応品質の課題整理
「本業に集中したいのに、電話が鳴り止まない」──そんな悩み、ありませんか？
小規模な事業者や専門職ほど、電話対応の負担は大きく、業務効率を下げる原因になります。
この章では、電話対応にまつわるよくある課題と、それを外注でどう解決できるかを整理していきます。
代表電話や受付業務に時間を取られていませんか？
営業中や作業中でも、電話は遠慮なくかかってきます。
代表電話に出るたびに集中力が途切れ、予定していた業務が後ろ倒しになることもしばしばです。
| 電話対応でありがちな困りごと | 業務への影響 |
|---|---|
| 営業中に着信 | 商談が中断・集中力が落ちる |
| 会議中の着信 | 周囲に気を使いながら退出 |
| 頻繁な折り返し | 対応のために再スケジュール |
代表電話の対応を外注に任せれば、こうした“小さな中断”がなくなり、時間の使い方がグッと改善されます。
応対品質にバラつきがあると、信頼を損なうリスクも
電話対応がスタッフによってまちまちだと、相手に与える印象も大きく変わってしまいます。
「以前と話が違う」「対応が雑だった」など、小さなズレが大きな信頼低下につながる可能性も。
誰が出るかで印象が変わる／トラブル・クレームの温床に
初めての問い合わせこそ、慎重に対応したいところ。
しかし、忙しい現場ではどうしても対応にムラが出がちです。
- ベテラン：丁寧で安心感がある
- 新人：要点があいまい／メモ漏れ
- 応対に不慣れ：口調がぶっきらぼう
こうした状況では、顧客満足度のばらつきも避けられません。
チャット通知や履歴管理がないと情報共有が遅れる
電話の対応内容が口頭でしか共有されないと、伝え漏れや対応の重複などが発生します。
「誰がどの件に対応してるのか分からない」──そんな混乱が続くと、社内の連携にも悪影響です。
社内報告・引き継ぎ・対応漏れを未然に防ぐには？
freedoorのような外注サービスなら、対応内容は以下の方法でリアルタイム共有できます。
- チャット通知（Slack、Chatworkなど）で即時連携
- 対応履歴の自動記録で「誰が何を対応したか」が一目で分かる
- メール転送によるバックアップ共有も可能
社内の誰でも情報にアクセスできる状態を作ることで、引き継ぎミスや対応漏れを防ぐ体制が整います。
外注で対応すれば本来業務に集中できる
本来業務を進めたいのに、電話に割り込まれてしまう──そんなシーンは、毎日のように発生していませんか？
外注すれば、“割り込まれない時間”をしっかり確保できます。
社内業務と外部対応の役割分担で生産性UP
電話応対の役割をプロに任せてしまえば、社内のスタッフは本来やるべき業務に集中可能です。
＜業務分担のイメージ＞
- 社内：資料作成・施策検討・提案・業務推進
- 外注：代表電話の受付・取次・伝言・予約受付
この役割分担ができると、結果的に「業務スピード」も「応対の質」も、両方がレベルアップします。
士業（弁護士・税理士・社労士）がコールセンターを活用すべき理由
専門性が高く、信頼第一の士業こそ、電話対応の質が業務評価に直結します。
このセクションでは、士業がコールセンターを活用するべき具体的な理由とそのメリットをご紹介します。
弁護士・税理士・社労士など専門職は信頼感が最重要
士業への相談は、個人情報や経営課題など繊細な内容が中心です。
だからこそ、最初の電話対応で「この先生に相談したい」と思われるかどうかが非常に重要です。
事務所の電話対応で“人柄”が伝わるかが決め手
相談者は「誰が出るか」で、印象や安心感を判断しています。
電話の受け答えに温度がない、たらい回しになるなどの経験は、相談機会の喪失につながりかねません。
- 相談者：「話しにくい印象だったから、別の事務所にした」
- 紹介者：「電話の印象が悪いと、紹介しにくい」
専門職ほど、こうした第一印象の重要度が高まります。
業務に集中するために、代表電話の外注は有効
士業事務所では、書類作成・調査・顧客面談など業務が多岐に渡ります。
代表電話に都度対応していると、集中力の低下や進行の遅れが慢性化しかねません。
簡単な相談・予約・折返しだけなら外注でも問題なし
以下のような電話内容であれば、専任のコールセンターに任せることで問題なく処理可能です。
- 面談・相談の予約受付
- 資料請求や住所確認などの定型問い合わせ
- 「〇〇先生に折返し希望」といった伝言受付
士業事務所のプロとしての時間を守るためにも、一定の業務は任せてしまうべきです。
クライアント対応の質を落とさない応対体制を整える
freedoorのようなコールセンターでは、あらかじめトークスクリプトやナレッジを設定することで、どのオペレーターが対応しても一定水準の品質を保てます。
スクリプト・応答例・チャット通知でミスをなくす
「何を聞かれても、こう返す」という想定問答集（FAQ）や、案件ごとの一次応対マニュアルがあることで、ヒューマンエラーや誤対応を最小化できます。加えて、以下の機能で業務連携もスムーズに。
- 対応内容のチャット通知（Slack / Chatwork / Teamsなど）
- 応対履歴のログ化で、過去の会話も確認可能
スクリプト・ナレッジ連携で品質の平準化
電話対応の属人化は、クレームや対応ミスの原因になります。
スクリプトに基づくナレッジ運用を外注先と共有することで、応対品質を“人”に依存しない形に標準化できます。
属人化を防ぎ、応対水準を安定させる仕組み
たとえば、以下のような対応はスクリプト化が有効です。
- よくある質問（例：「相談の流れは？」）への統一回答
- 初回相談の所要時間や料金説明
- 受付時間・キャンセルポリシーなどの案内
こうした情報を整備し共有しておくことで、誰が出ても変わらない「事務所の顔」がつくれます。
医療・クリニックでおすすめの電話代行とその効果
医療現場では診療や処置に追われ、電話対応まで手が回らないことが多いもの。
そんな課題を解決するのが、医療・クリニック向けの電話代行サービスです。
診療中に電話対応できない…それが日常ではありませんか？
「受付が手いっぱいで電話が取れない」「スタッフが対応中で誰も出られない」――そんな声は少なくありません。
医療機関の電話対応は、想像以上に時間を奪います。
患者さん対応中は“電話を取れない”のが当たり前
電話が鳴るたびに中断されては、診療の流れも患者対応も乱れてしまいます。
忙しい時間帯こそ、外部に一次対応を任せることで、院内の混乱を避けられます。
- 予約希望の電話は代行が受け付けて折り返し連絡
- よくある問い合わせはスクリプトで即回答
- 診療中の集中力を切らさずに済む
医療特有の要件（キャンセル・緊急・通訳）にも対応可能
医療機関では、一般的な事務連絡以外に、キャンセル・緊急対応・多言語サポートといった要素も求められます。
電話代行では、こうしたニーズに柔軟に応じることが可能です。
外国人患者向け／電話通訳やガイダンス分岐など
たとえばfreedoorのサービスでは、以下のような対応が可能です：
- 英語などの通訳対応（医療通訳の外部連携）
- IVR（自動音声）で、希望の言語や要件ごとに分岐
- SMS・メールでのフォロー連絡
インバウンド需要が増えるなか、多言語対応は今後ますます重要です。
AIやIVRを活用した「予約＋一次対応」の自動化が進んでいる
最近は、電話対応をAIやIVR（自動音声ガイダンス）で一部自動化する医療機関も増えています。
人が出なくても一次対応できる仕組みが注目されています。
自動アナウンス・SMS・チャット通知の組み合わせで効率化
以下のようなオペレーションが可能です：
- 予約専用番号→自動ガイダンスでWeb予約へ誘導
- 用件ヒアリング後、必要ならSMSで詳細を案内
- 重要な用件はチャットやメールで即通知
この仕組みなら、“出られなかった”電話も取りこぼしゼロで対応できます。
予約管理や緊急対応も外注で任せられる
電話代行の中には、予約のスケジュール管理やキャンセル対応、リマインド通知などを代行できるものもあります。
これにより、事務作業の負担を大幅に減らせます。
夜間対応・リマインド・通院確認にも対応可
たとえば以下のような対応が可能です：
- 夜間・休日の問い合わせを代行で受付
- 定期通院のリマインド連絡
- キャンセル対応や予約枠の再調整
このように、クリニック側が手をかけずに済む運用体制をつくることが、患者満足度向上にもつながります。
不動産の電話対応は“タイミング命”だからこそ外注を
不動産業界では、内見希望や物件確認など、「今すぐ対応してほしい」という問い合わせが日常的です。
その一瞬のチャンスを逃さない体制が成約に直結します。
問い合わせタイミングを逃すと商談化できないリスク
不動産業における電話対応は、まさに商機の入り口。
折り返しでは遅いことも多く、一次対応の重要性は他業界以上です。
「今すぐ内見したい」の電話を逃すと二度と戻ってこない
特に賃貸や売買物件では「見たいと思ったその時」が最も熱量が高いタイミング。
以下のような対応を逃すと、成約のチャンスは一瞬で消えます。
- 「今日の夕方、内見できませんか？」
- 「この物件、まだ空いてますか？」
- 「購入を検討中ですが、資料はありますか？」
このようなお問い合わせに即時対応できる体制が、成果を左右します。
営業担当が不在でも、見込み客情報は即共有できる体制を
担当者が案内中・外出中で対応できないときでも、freedoorの電話代行＋fondesk連携なら安心です。
fondesk＋freedoorで即チャット通知＆担当引き継ぎ可能
対応フローの一例は以下の通り：
- 電話代行が一次対応し、内容を聞き取り
- fondesk経由でSlackやChatworkに即通知
- チャット上で担当者が即時対応に入る
「人を増やすことなく、反応スピードだけを上げる」――これが外注活用のポイントです。
物件情報の一次案内や簡単な対応は外注でも十分
問い合わせのうち、約7割は「物件の空き状況」や「内見予約」といった定型的な内容。
トークスクリプトがあれば、外注対応でも十分にこなせます。
よくある質問をスクリプト化／折返し設定で対応漏れゼロへ
対応事例：
- 「○○町の物件はまだありますか？」→物件一覧を共有し即答
- 「内見予約できますか？」→カレンダーと照合して仮予約
- 「営業担当に直接話したい」→担当者不在時はチャット転送
スムーズな情報伝達とテンプレ対応で、応対品質を保ちつつ人件費削減も実現します。
資料送付・内見予約まで任せられるオプション
freedoorでは、基本の電話応対に加え、内見予約や資料送付なども一括で対応できる仕組みをご用意しています。
空室確認や日程調整も外注可能で商談機会を逃さない
オプション機能の例：
- 空室確認シートに基づく即時回答
- 営業カレンダーと連動した内見仮予約
- PDF資料のメール送付代行
“営業色が強い業界”だからこそ、電話対応から商談までのリレーがなめらかであることが成果につながります。
電話代行を選ぶ前に押さえておきたい3つのチェックポイント
電話代行サービスを導入する前に、どんな点を比較・検討すればよいのか。
コスト・柔軟性・連携性の3つの視点から、チェックポイントを整理しました。
1. 月額料金や課金方式（従量制・定額制）を確認
まず最初に気になるのはコスト面。電話代行サービスには「定額制」「従量課金制」の2つが主流です。
想定通話数や稼働時間帯と費用が合っているか
| 課金方式 | 特徴 | 向いている業種 |
|---|---|---|
| 定額制 | 月額固定で使い放題。予算が立てやすい | 医療、士業など通話数が多い業種 |
| 従量制 | 1件ごとに課金。少ない通話にはコスパ良好 | 不動産、スタートアップなどスポット対応向き |
サービス選定の際は、「1日あたり何件の通話があるか？」をシミュレーションしておきましょう。
2. 応対内容・取次ルールの柔軟さを見極める
次に注目すべきは、どこまでカスタマイズできるかという「柔軟性」です。
業種や運用フローに合わせた応対ができるかは、導入後の満足度に直結します。
シナリオ設計・ヒアリング内容のカスタマイズ性
- 予約受付やクレーム対応のフローを事前に設計可能か？
- 「この内容は即チャット通知」「これは翌日でもOK」などの優先度設定ができるか？
- 担当者別の引き継ぎルールや挨拶文の変更は対応可能か？
freedoorでは、業種ごとのトークスクリプトが初期から用意されており、導入時の手間を最小限に抑えられます。
3. チャット連携・CRM共有などの機能拡張性も重要
現場の効率化を本気で考えるなら、電話対応後の「情報共有スピード」も見逃せません。
Slack・Chatwork・メールなど社内ツールとの相性も要確認
特に以下のような点をチェックしてください：
- リアルタイムで通知されるか（即時性）
- 通知先の指定が柔軟にできるか（個人/チーム単位）
- CRMやスプレッドシートとの連携で履歴を残せるか
freedoorでは、fondeskと連携してSlack・Chatwork・メールの自動通知を標準で提供しており、営業チームや現場の判断をサポートします。
導入時のセキュリティ・対応体制を確認
最後に、医療・士業など機密情報を扱う業種では、セキュリティ面の確認も欠かせません。
個人情報・カルテ・契約情報などの取扱に注意
- 対応者は秘密保持契約を結んでいるか？
- 通話内容の録音・暗号化は可能か？
- 対応ログはどのくらいの期間保持されるか？
信頼性のある業者選定こそが、電話代行導入の第一歩です。
医療・不動産の電話代行を選ぶときに見るべきポイント
医療・クリニックや不動産業界では、扱う情報の性質や顧客対応のスピード感から、電話代行の選び方が非常に重要になります。
以下の3つの視点から選定のポイントを見ていきましょう。
業界に強い実績・知識を持つオペレーターがいるか
医療・不動産に特化した電話代行では、業界独特の用語やフローを理解していることが大前提です。
- 医療なら「診療科目・予約枠・キャンセル」などの用語
- 不動産なら「空室状況・物件番号・内見予約」などの応対経験
業界経験があるオペレーターなら、お客様とのやりとりもスムーズ。
的確な受け答えが信頼感につながります。
カスタマイズ性（応答文・通知ルール・時間設定など）
テンプレート通りの対応だけでは、現場の細かなニーズには合いません。
以下のような柔軟性があるサービスを選びましょう。
- 応答文を事業所や業種に合わせて変更できる
- 「夜間はチャット通知だけ」「緊急時はSMS即送信」などのルールが設定できる
- 繁忙期・シフト変更に応じた稼働時間調整が可能
freedoorでは、これらすべてに柔軟対応。
fondeskと連携し、通知や名乗り名も自由にカスタマイズできます。
セキュリティ・対応記録・個人情報保護体制は整っているか
個人情報を扱う業種にとって、信頼できる体制があるかどうかは非常に重要な要素です。
以下の点を必ず確認しましょう
- 録音・記録・通知ログの保管と管理体制
- 個人情報保護に関するポリシーと運用
- 対応スタッフへの定期的な教育・チェック体制
freedoorは、医療・士業でも安心して任せられるよう、セキュリティ体制・教育プログラムも整備されています。
freedoorのコールセンター運用代行が選ばれる理由
医療・士業・不動産など、それぞれ異なる業界の電話業務。
freedoorでは、その業界特有のニーズに最適化した体制で、電話対応をまるごとお任せできます。
fondesk連携でスピーディかつ高機能なスタート
freedoorはfondeskの正規代理店として、導入初日から本格的な電話代行がスタート可能。
スピード感と使いやすさを両立した仕組みです。
標準で備わっている機能
- チャット通知：SlackやChatwork、メールに通話内容を即通知
- 営業時間の設定：曜日・時間帯に応じたカスタマイズが可能
- 名乗り変更：貴社名で名乗る応対もスクリプトで対応
業種ごとに最適化したトークスクリプトを提供
業界ごとの「よくある電話」のパターンをふまえた対応例をあらかじめ用意。
すぐに実務で使える形でご提供します。
対応例の一部
- 弁護士：初回相談予約／折返し希望のヒアリング
- 歯科クリニック：診療予約／キャンセル／道案内
- 不動産：空室確認／内見希望／資料送付希望
営業代行との連携で“受けて終わり”にならない仕組み
freedoorは、電話対応だけでなく、営業アプローチまで一気通貫でサポート可能です。
freedoor独自の導線
- 電話受付 → 担当者へのチャット通知
- 通知と同時に、営業チームへリード情報を連携
- そのままインサイドセールスへ商談化
この一連の流れにより、機会損失をゼロに近づける運用が実現できます。
日報・月報による「見える化」支援で継続改善
対応状況を可視化し、改善につなげるレポート機能も標準装備。
- 対応件数・通話時間・内容分類
- 応対品質フィードバック
- 改善提案やスクリプトの見直し提案
「導入して終わり」ではなく、継続的なPDCAで業務の質を高められるのが強みです。
業界別に柔軟なカスタマイズが可能
医療・士業・不動産など、それぞれの業界特有の問い合わせに対応できるよう、カスタマイズ対応を前提とした設計がなされています。
具体的なカスタマイズ例
- よくある質問をQ&A化し応対マニュアルに反映
- 業界特有の対応ルール（例：緊急性判定フロー）の設定
- 対応者による差をなくすためのスクリプト統一
freedoorなら、業界に合わせた“ちょうどいい”電話代行が構築できます。
電話代行を導入して成果を出した業界別の事例
実際に電話代行を導入した企業の中から、業界別に効果が出た事例をご紹介します。
対応業務の負担軽減だけでなく、営業効率や顧客満足度の向上にもつながっている点に注目です。
人材業界｜年間1000時間を削減し営業活動に集中
人材紹介会社では、毎日100件を超える問い合わせに追われ、営業スタッフの多くが電話対応に時間を割かれている状態でした。電話代行の導入により、以下のような成果が出ています。
- 年間で約1000時間の受電業務を削減
- チャット通知で内容を即共有、対応スピードが向上
- 営業活動に専念でき、リード対応率も改善
医療スタートアップ｜患者対応がスムーズに
医療系のスタートアップでは、少人数運営のため日中の電話が捌ききれず、患者さんへの対応が滞ることもありました。
電話代行を活用することで、以下のような改善が見られました。
- 受電内容がチャットで届き、診療後に即対応できる仕組みに
- よくある質問は自動応答、個別対応の負担が軽減
- 患者満足度が向上し、口コミによる集患効果も
ITベンチャー｜属人化を解消し品質が安定
社員が日替わりで電話番をしていたIT企業では、応対内容にバラつきがあり、社外の印象も不安定でした。
電話代行を導入後は、
- 誰が対応しても同じレベルのスクリプト応対を実現
- 対応履歴を蓄積でき、業務の透明性が向上
- CSチームが戦略的な活動に時間を割けるように
SaaS企業｜リード対応が強化され商談率が2倍に
「問い合わせ対応が属人化して商談化率が低い」という課題を抱えていたSaaS企業。
電話代行と営業代行連携を導入したことで、
- 受電→リード管理→営業チームが即アプローチという導線を構築
- 1ヶ月の商談数が2倍に増加
- 売上インパクトにつながる電話活用が可能に
不動産会社｜内見予約・空室対応で成約機会を逃さず
不動産仲介業では、「電話に出られず機会損失する」という課題が大きな悩みでした。
電話代行の導入により、
- 物件案内や内見希望をスクリプト化して即時応対
- 空室状況の確認・予約調整なども代行
- 商談機会を逃さず、月間成約率が約15%向上
士業事務所｜専門性を損なわず業務負担を軽減
法律事務所や会計事務所などの士業では、信頼感を損なわずに外注できるかがネックでした。しかし、
- 初回相談や折返し依頼をスクリプトで丁寧に対応
- 「士業に強い対応例」で自然な応対を実現
- 事務スタッフの負担を削減し、専門業務に集中できる体制に
まずは無料相談から｜あなたの業種に最適な外注プランをご提案
「電話対応をどうにかしたいけど、どこから始めればいいかわからない」――そんな声にお応えするため、freedoorでは無料相談を実施しています。
業種や業務内容に応じた最適なプランをご提案します。
こんな悩みはありませんか？
下記のような課題をお持ちであれば、ぜひ一度ご相談ください。
- 電話対応に人が取られすぎている：本来の業務が後回しになってしまう
- 内容が属人化している：誰が対応するかで品質に差が出てしまう
- 急な欠勤で電話番が不在：業務が滞ってしまう
- 社外印象を整えたい：電話応対の質が会社の信頼性につながる
freedoorの相談で得られること
無料相談では、現状の業務フローをヒアリングし、課題に応じた解決策をお伝えします。
- 業務ヒアリング：今の受電フローや業務負担を棚卸し
- 費用感：月額・従量など、最適なプランをシミュレーション
- 運用体制：必要に応じてチャット通知や営業連携もご提案
- トーク設計例：実際のスクリプトや対応例もお見せします
テンプレート・事例もあるので導入イメージが湧く
初めての導入で不安な方には、freedoorでご用意している下記のサポート資料を活用いただけます。
- 対応テンプレート（例：士業・医療・不動産）
- 過去の導入事例（課題→改善内容→成果の流れ）
- チャット通知例・応対履歴の画面キャプチャ
「まずは話を聞くだけでもOK」です。無理に契約を進めることはありませんので、お気軽にご相談ください。
まとめ｜医療・士業・不動産に最適な電話代行で業務を効率化
ここまで、業界別に電話対応を外注すべき理由や、freedoorが提供するサービスの特徴を紹介してきました。
最後に要点を振り返りつつ、電話代行の価値について整理してみましょう。
電話対応は本来業務を邪魔する“隠れコスト”
電話は必要な業務ではありますが、対応のたびに業務が中断されることで、集中力が途切れたり、作業効率が落ちたりします。
こうした「見えない負担」が積み重なることで、結果的に本来の業務が圧迫されてしまうのです。
電話対応＝コストという視点で見直すことで、業務の見えないロスに気づくことができます。
外注することで、対応の質もスピードも上がる
電話のプロに任せることで、対応品質は安定し、顧客からの信頼も得やすくなります。
さらに、チャット通知や履歴管理があることで、社内の連携もスムーズになり、後工程でのミスや手戻りも防げます。
営業・提案・専門業務など、本来力を入れるべき仕事に集中できるのが最大のメリットです。
freedoorなら、業種に合った提案で導入もスムーズ
freedoorでは、士業・医療・不動産など、業界ごとに最適化された応対スクリプトや運用体制を提供しています。
業界特有の課題に対して、実績をもとにした提案が可能です。
導入時には、初期ヒアリングからスクリプト設計、チャット連携の設定までまるっとお任せできます。
成果が出る体制を一緒につくるパートナーに
単なる「電話代行」ではなく、freedoorは業務効率化・営業強化・顧客満足向上までを支援する“パートナー”です。
自社の電話業務を見直すことで、「もっと働きやすく」「もっと成果の出る」体制が手に入ります。まずは一度、ご相談から始めてみませんか？
